Invois Anda Telah Ditolak: Top 8 Tips untuk Syarikat Invois |

Menutup perjanjian dengan perusahaan atau pelanggan korporat adalah rangsangan utama untuk setiap perniagaan, kecil dan besar.

Dibayar, bagaimanapun, adalah satu lagi perkara yang sama.

Ia boleh berjalan dengan lancar seperti yang anda harapkan, atau berakhir dengan kekacauan total. Ini semua bergantung kepada cara anda membuat invois pelanggan anda. Sebaik sahaja diterima dan direkodkan, invois mencetuskan satu siri proses yang menyebabkan wang memukul akaun anda-kecuali ada masalah.

Kunci untuk mempunyai invois anda dibersihkan dari masa ke semasa terletak pada butirannya. Petua berikut datang dari dua tahun saya dalam akaun hutang dan akaun yang akan diterima, dan mengikuti mereka akan menjimatkan masa, wang, dan banyak tekanan.

Lihat Juga: Apakah Akaun Dibayar? Metrik dalam Minit

1. Ketahui di mana invois anda benar-benar pergi

Semasa berurusan dengan syarikat besar, anda harus ingat bahawa Akaun Dibayar adalah salah satu proses pertama yang akan di outsource dan automatized. Dan di mana terdapat automatisasi, toleransi kesilapan tidak ada. Itu juga berlaku untuk invois anda.

Ini bermakna seseorang di negara lain (dan juga zon waktu yang berbeza) mungkin membuat buku invois anda. Sama ada pihak ketiga atau pusat khidmat yang dikongsi, piawaian kualiti adalah ketat. Mereka tidak akan teragak-agak untuk menolak invois, terutama dari penjual kecil, dengan sedikit kecurigaan bahawa sesuatu tidak dimatikan. Apa yang mungkin kelihatan kepada anda sebagai terperinci remeh sebenarnya boleh menyebabkan kesan serius bagi rakan penyumber luar dalam hal audit.

Selain itu, AP beroperasi dengan jumlah dokumen yang tinggi dan masing-masing dinilai dengan cepat. Tidak ada masa untuk menganalisis setiap invois secara terperinci-sama ada betul atau tidak, dan itu sahaja. Pastikan invois anda diterima dan diluluskan dengan serta-merta. Bagaimana? Nah, dengan mematuhi!

2. Kuku dari permulaan

Kebanyakan masalah pembayaran yang saya lihat boleh dengan mudah dielakkan dengan hanya mengikuti keperluan bil pelanggan.

Perwakilan penjualan sering orang yang menerima arahan pengebilan, tetapi ketika mereka lebih fokus pada mendapatkan petunjuk baru, mereka cenderung kecuaian formaliti yang akan datang.

Pastikan jualan dan pengebilan anda berada pada halaman yang sama. Jangan tunggu sehingga invois telah berlalu kerana mengesahkan jika ia telah dikeluarkan dengan betul.

Lihat Juga: Bilakah Pembiayaan Invois Membuat Sense?

3. Pastikan invois anda boleh dibaca

Sama ada anda menghantar invois elektronik atau kertas, mereka kemungkinan besar diimbas pada mulanya dan dialihkan ke perisian pembaca invois. Akauntan AP mengesahkan mereka seterusnya.

Ini adalah di mana banyak perkara boleh menjadi salah. Pertama sekali, aplikasi ini tidak baik pada warna bacaan. Anda mungkin akan tergoda untuk membakar invois anda dengan warna-warna yang berbeza, tetapi yang terbaik adalah untuk menjadikannya mudah. Memiliki semua teks dan nombor dalam hitam adalah suatu keharusan.

Selain itu, jangan mengimbas invois sendiri-imej yang dihasilkan dalam sistem pelanggan pastinya tidak boleh dibaca. Cara yang betul untuk pergi adalah untuk menghasilkan PDF.

Kedua, pastikan butiran penting (tarikh invois, tarikh jatuh tempo, nombor, nombor PO, nama dan alamat syarikat, jumlah dan kadar cukai). Mereka mesti mudah dilihat pada pandangan pertama. Jika tidak, invois boleh ditolak dengan serta-merta, walaupun maklumat itu sebenarnya ada.

4. Rang undang-undang entiti yang betul

Semakin besar syarikat itu, makin banyak entitas yang mungkin ada. Sekiranya borang pesanan tidak dinyatakan sebaliknya, invois unit yang sebenarnya anda lakukan dengan perniagaan.

Banyak vendor cenderung untuk menangani invois mereka ke ibu pejabat korporat apabila ragu tentang alamat bil yang betul. AP pasti akan menolaknya dan meminta untuk menghantar semula dokumen tersebut dengan butiran yang diperbetulkan.

Di samping itu, jangan sekali-kali memendekkan nama syarikat atau alamatnya. Sesetengah negara (Singapura, contohnya) mempunyai peraturan yang sangat ketat mengenai ini, dan AP mungkin tidak menerima invois dengan singkatan atau butiran yang hilang.

Ini mungkin terdengar tidak masuk akal, tetapi kadang-kadang saya harus menolak invois yang mempunyai lantai atau nombor jalan yang salah dalam alamat pelanggan. Gunakan apa yang anda telah disediakan oleh rakan niaga anda.

Lihat Juga: Cara Aliran Aliran Ramalan

5. Hormati pesanan pembelian

Pelanggan anda kemungkinan besar akan memerlukan nombor pesanan pembelian (atau "PO") pada invois anda. Pastikan untuk mengesahkan sama ada kes itu dan mematuhi semua maklumat yang dimasukkan dalam PO

PO adalah AP yang pertama kali dicari kerana mereka menempah invois menggunakan nombor ini. Sekiranya tidak ada atau sukar untuk ditemui, invois boleh ditolak dan terlepas pelan pembayaran yang dimaksudkan. Menjejaki tempoh kewangan penutupan PO dan tunai yang ada. Menghantar invois dengan PO dari tarikh atau di luar dana pasti akan melambatkan pembayaran oleh hari, jika tidak minggu. Ini sangat bermasalah semasa peralihan dari satu tahun / kuartal ke tahun yang lain.

Ini juga amalan yang baik untuk menyimpan satu PO setiap satu invois. Ia mungkin kelihatan lebih mudah untuk memasukkan beberapa PO dalam satu dokumen, tetapi ia akan menjadikannya lebih sukar untuk buku AP, terutamanya apabila terdapat masalah dengan salah satu daripada mereka.

6. Rang undang-undang dalam mata wang yang betul

Kesilapan mata wang adalah satu lagi sebab biasa bagi pembayaran lewat, terutamanya apabila berdagang dengan entiti asing. Berhati-hati apabila anda berurusan dengannya.

Sesetengah negara, seperti India, menjadikannya amat sukar untuk memproses pemindahan wayar dalam mata wang asing. Saya telah melihat pembayaran mengheret selama berbulan-bulan kerana ini, diselesaikan hanya dengan mengeluarkan pesanan baru.

Sekiranya anda membuat invois pelanggan anda dalam mata wang yang berbeza daripada tempatan, anda mungkin juga perlu memberikan kesamaan domestik mereka dari semua jumlah pada invois, termasuk dan tidak termasuk cukai.

Lihat Juga: 7 Metrik Utama Setiap Pemilik Perniagaan Harus Memantau

7. Semak buku alamat anda dengan kerap

Menjaga kenalan anda sehingga kini sangat penting, terutama apabila anda tidak sering memanggil pelanggan anda. Syarikat-syarikat besar sentiasa memperbaiki proses dan sistem pengurusan data mereka, yang sering menyebabkan perubahan alamat e-mel.

Biasanya, mereka menyampaikannya terlebih dahulu, tetapi e-mel automatik dengan mudah boleh hilang dalam peti masuk atau ditapis sebagai spam. Jika anda menghantar invois ke e-mel peribadi, pastikan anda memasukkan alamat kewangan atau perakaunan generik di CC. Orang-orang datang dan pergi, jadi jangan membuat kesilapan untuk menghubungi seseorang yang tidak lagi dengan syarikat. Akauntan AP

juga mungkin tidak memeriksa peti masuk mereka seberapa kerap yang mereka suka. Mengemukakan invois anda melalui saluran generik akan memastikan ia ditangani dalam tempoh masa standard

8. Ikutilah senyuman

Setiap kali anda membuat susulan dengan AP mengenai invois yang ditolak atau bayaran yang tertangguh, ramah akan pergi jauh. Sememangnya, anda mempunyai hak untuk menuntut wang tepat pada waktunya, tetapi dengan nada negatif dengan kerani AP tidak akan membantu.

Masalah ini mungkin bukan kesalahan mereka. Mereka lebih cenderung untuk pergi lebih jauh untuk anda jika anda menunjukkan empati dan kebaikan. Pekerjaan mereka sangat biasa, jadi memperlakukan mereka sebagai orang daripada mesin akan berfungsi dengan baik.