6 Alat untuk Membantu Anda Mengurus Pasukan Jauh

Pada tahun-tahun kebelakangan ini, pekerjaan terpencil telah menjadi penyelesaian yang menarik untuk banyak pekerja dan majikan.

Sekitar 67 peratus syarikat membenarkan sesetengah pekerja bekerja dari rumah kadang-kadang, dan 38 peratus membolehkan pekerja bekerja dari jauh secara berkala. Persoalan keadaan kerja jauh cukup jelas bagi pekerja, tetapi ada juga beberapa faedah yang menakjubkan untuk majikan mereka juga.

Kajian menunjukkan bahawa pekerja terpencil sering lebih produktif dan lebih puas dengan pekerjaan mereka. Syarikat juga menjimatkan kos overhead untuk bekalan pejabat, ruang dan komputer apabila mereka menggunakan pekerja jauh yang menggunakan pejabat rumah mereka untuk menyelesaikan tugas harian mereka.

Tapi ketika pekerja Anda bekerja dari jauh, bagaimana Anda dapat mengawasi pekerjaan mereka dengan baik, projek, dan brainstorm bersama? Nasib baik, teknologi membuat ini mudah-dan anda boleh mula menggunakan enam alat dalam talian ini.

Lihat Juga: 20 Alat Pemasaran Setiap Pemilik Perniagaan Kecil Harus Percubur

1. Alat Kelajuan Internet

Menurut laporan oleh Washington Post, kelajuan internet boleh terikat kepada produktiviti. Kajian yang dijelaskan dalam laporan itu menunjukkan bahawa negeri-negeri dengan kelajuan internet purata yang tinggi juga mempunyai KDNK per kapita yang lebih tinggi manakala negeri-negeri dengan kelajuan internet purata rendah menunjukkan KDNK per kapita yang lebih rendah.

Pekerja anda memerlukan internet berkelajuan tinggi yang boleh dipercayai menjadi produktif bekerja dari rumah. Jumlah kelajuan internet setiap pekerja memerlukan bergantung pada tugas harian mereka. Adakah pekerja anda menggunakan Alat Kelajuan Internet untuk memastikan mereka mempunyai kelajuan internet yang cukup tinggi untuk berkongsi fail besar, menggunakan program dalam talian, dan menganjurkan persidangan video. Ini alat percuma yang mudah digunakan dan membantu anda mengukur keperluan internet pasukan anda.

Alat ini akan membawa pekerja anda melalui beberapa soalan yang bertujuan untuk mengumpulkan maklumat tentang penggunaan internet mereka. Pada akhir urutan pertanyaan, pekerja anda akan mendapat nombor untuk kelajuan internet yang dicadangkan. Mereka kemudian boleh mengambil nombor ini ke penyedia internet masing-masing untuk memastikan mereka mempunyai kelajuan internet yang cukup untuk mengendalikan penggunaan internet peribadi dan profesional mereka dan mengelakkan masa lag.

2. Google Drive

Kajian telah mendedahkan bahawa ia mengambil purata pekerja lapan carian untuk mencari dokumen dan maklumat yang betul yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Proses ini menjadi lebih mengecewakan bagi pekerja terpencil yang tidak dapat menyelesaikan masalah dengan segera dengan datang ke meja anda untuk mengenal pasti di mana dokumen dapat dijumpai. Inilah sebabnya mengapa menghantar pelbagai versi dokumen kepada beberapa ahli pasukan adalah bencana yang sedang berlaku.

Google Drive memudahkan untuk membuat fail dan bekerjasama dalam masa nyata. Anda dan ahli pasukan anda dapat melihat suntingan masing-masing, menambah komen, dan bekerja pada dokumen yang sama pada masa yang sama. Apabila pekerja menyimpan fail dalam Drive mereka, mereka boleh mengaksesnya pada mana-mana peranti.

Google Drive bebas untuk digunakan untuk sesiapa sahaja yang mempunyai akaun Gmail, dan tidak ada had jumlah kolaborator.

Lihat Juga: Bagaimana untuk Sewa Pekerja Pertama Anda

3. Trello

Kajian menunjukkan bahawa untuk setiap $ 1 bilion yang dilaburkan, $ 122 juta dibazirkan disebabkan oleh prestasi projek yang kurang baik. Oleh itu, pengurusan projek yang berkesan adalah sangat penting untuk mana-mana pasukan yang ingin mengoptimumkan kecekapan dan keuntungan.

Pengurusan projek diperlukan untuk mana-mana pasukan, tetapi ia amat berguna apabila pasukan anda bekerja dari jauh. Trello adalah sistem pengurusan projek yang efisien yang memudahkan kerjasama. Dengan menggunakan papan Trello, anda boleh membuat langkah-langkah, memberikan tugas kepada ahli pasukan, dan mencatat kemajuan pasukan anda.

Tiada batasan ahli, dan aplikasi adalah percuma-supaya anda boleh menggunakannya pada komputer, telefon pintar atau tablet anda. Jika anda ingin mengintegrasikan dengan Evernote, MailChimp, Google Drive, Dropbox, dan alat lain, pilihan Class Business tersedia untuk yuran bulanan $ 9.99 untuk setiap pengguna.

4. HipChat

Apabila pekerja anda bekerja dari jauh, anda kehilangan manfaat langsung masa dan interaksi. HipChat, aplikasi pemesejan segera untuk perniagaan, membolehkan anda dan ahli pasukan video atau sembang teks, memindahkan fail, skrin kongsi, dan banyak lagi. Apabila seluruh pasukan anda menggunakan HipChat, ia akan merasa seperti semua orang bekerja bersama di pejabat yang sama.

Versi asas adalah percuma untuk pengguna yang tidak terhad, dan jika anda mahu berbual video, perkongsian skrin, dan keupayaan lanjutan yang lain, HipChat Plus tersedia untuk yuran bulanan $ 2.00 bagi setiap pengguna.

Anda juga boleh menjadualkan satu-satu pertemuan antara pekerja dan pengurus menggunakan aplikasi ini, yang akan menjadi penting untuk anda lakukan sekurang-kurangnya setiap bulan untuk menyentuh pangkalan dengan masing-masing ahli pasukan jauh. Sekiranya anda tidak pasti apakah pertemuan satu sama lain yang berjaya seperti ini, Tiny Pulse menawarkan panduan yang sangat baik untuk apa yang perlu dibincangkan semasa mesyuarat individu bulanan dengan pekerja anda.

See Also: What Defines Your Company Budaya?

5. Kajian kes pada organisasi yang telah melaksanakan pengesanan masa telah menunjukkan bahawa menggunakan kaedah penjejasan masa untuk mengekalkan tab mengenai bagaimana pekerja meluangkan masa mereka tidak hanya memberi manfaat kepada pengurus memahami apa hari biasa kelihatan untuk pekerja mereka, tetapi itu ia juga boleh meningkatkan produktiviti pekerja dengan ketara.

Adalah sukar untuk menjejaki jam pekerja jauh dan memantau berapa lama ia diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Dengan berjalannya masa yang tepat di latar belakang komputer ahli pasukan anda, anda boleh mengekalkan log digital semua projek. Anda boleh menetapkan matlamat penyelesaian, bandingkan masa yang direkodkan dengan anggaran, dan menyusun projek berdasarkan keutamaan mereka.

Jika anda ingin menguruskan semua ahli pasukan anda pada akaun yang sama, pelan Profesional tersedia untuk yuran bulanan sebanyak $ 14.00 bagi setiap pengguna.

6. RealtimeBoard

Laporan menunjukkan bahawa pekerja yang sangat terlibat dalam organisasi yang mereka bekerja jauh adalah 87 peratus lebih rendah daripada pekerja yang merasa terlepas dari syarikat mereka.

Walaupun agak sukar untuk memastikan pekerja luar tapak anda terlibat, mencari cara untuk membantu mereka berasa seperti sebahagian daripada syarikat anda akan menjadi satu langkah penting dalam mencegah kadar perolehan yang tinggi di kalangan pasukan jauh anda.

Kerja dari jauh mungkin kurang stres daripada perjalanan, tetapi anda terlepas perbualan sejuk air dan sesi brainstorming papan putih. Berkhidmat sebagai papan putih maya, RealtimeBoard adalah aplikasi kolaborasi visual yang menyediakan versi digital peluang ikatan pasukan ini. Dalam masa nyata, anda boleh membuat gambar rajah, penyelidikan, merangsang otak, menambah nota melekit, dan banyak lagi. Aplikasi ini percuma sehingga tiga orang ahli, dan rancangan bermula $ 40.00 sebulan untuk lima orang ahli.

Menguruskan pasukan jauh boleh mencabar tetapi melabur dalam teknologi dapat memudahkan untuk berkolaborasi, berkomunikasi, dan menjejaki produktiviti. Menambah beberapa alat ini akan membantu memperkemaskan operasi perniagaan anda, dan menjadikan pasukan jauh anda menjadi tenaga kerja yang lebih kolaboratif dan produktif.