Untuk Keretakan, Atau Tidak Keratan? Menjaga Rekod untuk Perniagaan Baru |

Memulakan perniagaan anda sendiri adalah langkah pertama yang menarik ke dunia kapal. Ia juga permulaan perhubungan anda dengan IRS.

Anda diwajibkan secara sah untuk menyimpan rekod kewangan untuk kepentingan IRS. Tetapi yang mana yang perlu anda teruskan, dan mana-mana yang hanya kekacauan pejabat tambahan?

Pada perkhidmatan simpan kira dalam talian Bench, kami pakar ketika datang ke nuansa yang lebih baik untuk menjejaki kewangan anda. Dalam panduan ini, kami akan melihat rekod yang perlu anda simpan, berapa lama anda perlu menyimpannya, dan beberapa kaedah yang cekap yang anda boleh gunakan untuk menyimpan rekod anda.

Lihat Juga: Bolehkah saya Perbelanjaan Ini? Seorang Akauntan Menjelaskan Dunia Write-Off

Apakah rekod cukai apa yang perlu saya simpan?

Jika anda bekerja sendiri atau memiliki perniagaan kecil, IRS mengharuskan anda menyimpan dokumentasi yang menyokong tuntutan pendapatan, potongan, atau kredit yang muncul di borang pulangan cukai anda. Ini membuktikan bahawa anda telah memperoleh apa yang anda beritahu IRS yang anda peroleh, atau membeli apa yang anda beritahu IRS yang anda beli.

Umumnya, dokumentasi yang perlu anda simpan termasuk:

• Resit
• Penyata bank dan kad kredit
• Bills
• Canceled checks
• Invoices
• Bukti pembayaran
• Kenyataan kewangan dari penjaga buku Anda
• Pulangan cukai sebelumnya
• W2 dan 1099 borang
• Sebarang bukti dokumentasi lain yang menyokong item pendapatan, potongan, atau kredit yang ditunjukkan pada penyata cukai anda

Perlu diingat, ini bukan senarai yang komprehensif. Sifat dan struktur undang-undang perniagaan anda akan menjejaskan rekod yang anda perlukan untuk menyimpan IRS.

Beban bukti adalah pada anda, pemilik perniagaan, untuk menyediakan semua dokumen yang diperlukan. Jadi, apabila anda memulakan penyimpanan rekod, patuhi prinsip mudah ini: Simpan segala-galanya.

Dalam kes audit, barisan pertahanan pertama anda adalah resit dan rekod cukai. Menyimpan semua mereka akan memaksimumkan tahap perlindungan anda. Juga, menyimpan resit anda menjamin anda akan dapat menuntut apa-apa potongan cukai yang anda bayar.

Lihat Juga: 7 Tabiat Pembukuan Semua Harus Dipatuhi

Pengecualian mungkin: Peraturan $ 75

Terdapat beberapa perbelanjaan yang mana anda tidak dikehendaki secara sah untuk menyimpan resit. Sebagai contoh, IRS tidak mengharuskan anda untuk menyimpan resit untuk perjalanan (minus penginapan), hiburan, hadiah, atau pengangkutan, selagi hal berikut berlaku:

• Perbelanjaan, tidak termasuk penginapan, adalah kurang daripada $ 75
• Perbelanjaan adalah untuk pengangkutan, dan resit tidak tersedia

Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa sekiranya berlaku audit, apa-apa perbelanjaan boleh dipersoalkan - bahkan di bawah $ 75.

Untuk maklumat lanjut, lihat garis panduan IRS untuk membuktikan perbelanjaan di bawah $ 75.

Lihat Juga: Lembaran Menipu Perakaunan

Berapa lama untuk menyimpan rekod cukai anda

Peraturan tiga tahun:

Rancang untuk menyimpan cukai anda rekod selama tiga tahun selepas tarikh anda memfailkan penyata, atau dari tarikh jatuh tempo pengembalian tersebut (yang mana kemudian). Jika anda memfailkan kembali anda lebih awal, ia diperlakukan seolah-olah ia telah difailkan pada tarikh yang sepatutnya.

Peraturan tiga tahun ini datang kepada kami melalui Statute of Limits, yang merupakan tempoh di mana anda, pembayar cukai, boleh meminda pulangan cukai atau di mana IRS boleh mengaudit pulangan cukai tersebut. Apabila tempoh had tamat tempoh, anda tidak lagi perlu menyimpan rekod cukai untuk tempoh tersebut.

Pengecualian kepada peraturan tiga tahun:

Seperti biasa, terdapat pengecualian untuk peraturan ini. Dalam sesetengah kes, anda perlu memegang rekod lebih lama daripada tuntutan Ketetapan Ketetapan tiga tahun. Pengecualian termasuk:

Hutang lapuk dan sekuriti yang tidak berharga: Sekiranya anda menolak kos salah satu dari ini pada pulangan cukai anda, simpan rekod selama tujuh tahun.

Pendapatan yang terputus: Jika anda gagal melaporkan pendapatan kepada IRS, dan lebih daripada 25 peratus daripada pendapatan kasar yang dinyatakan pada penyata anda, menyimpan rekod selama enam tahun selepas tarikh yang anda memfailkan atau tarikh tamat tempoh pemulangan - yang mana kemudiannya.

Rekod pekerja: Rekod pekerjaan hendaklah disimpan selama empat tahun selepas cukai gaji yang berkaitan akan dibayar, atau dibayar - yang mana kemudiannya.

Pulangan penipuan: Jika anda mengisi kembali penipuan, anda akan lebih baik memegangnya.

Rekod harta benda: Anda harus menyimpan rekod yang berkaitan dengan pemegangan harta selama tempoh statut keterbatasan-tiga tahun-setelah berkata harta meninggalkan kepemilikan anda.

Mengenai rekod harta, anda perlu memegang kepada dokumentasi seperti rekod, tajuk, dan rekod asas kos. Ini membolehkan anda mengira apa-apa susut nilai, pelunasan, atau potongan kekurangan, serta faktor keuntungan atau kerugian apabila anda menjual atau melupuskan harta itu.

Lihat Juga: 6 Kesilapan Perakaunan Yang Memberi Perniagaan Kecil Berisiko

Bagaimana resit kedai dan rekod cukai

Setelah anda menentukan rekod mana yang perlu anda simpan dan berapa lama, sudah tiba masanya untuk menubuhkan sistem untuk mengaturnya.

Terima kasih, IRS menerima dokumen digital selagi mereka lengkap, tepat semula daripada asal-usul. Atas permintaan, anda boleh menghasilkan salinan bercetak yang boleh dibaca dari mana-mana dokumen.

Ini bermakna bahawa hari-hari menggunakan kabinet pemfailan berumput untuk menyimpan rekod cukai anda telah selesai; terdapat beberapa penyelesaian digital yang boleh anda gunakan untuk pergi tanpa kertas dan menyimpan rekod anda.

Pilihan storan awan selamat seperti Dropbox, Evernote, atau Google Drive membolehkan anda menyimpan dokumen anda dengan selamat dalam talian. Sebaik sahaja perniagaan anda ditubuhkan, jika anda mendapati anda berurusan dengan banyak dokumen, pertimbangkan untuk melabur dalam pengimbas automatik yang berkelajuan tinggi untuk menjadikan pemindahan mereka lebih efisien.

Adalah juga idea untuk menyimpan salinan sandaran

Lihat juga: Perakaunan Perniagaan Kecil 101: 9 Langkah-langkah untuk Dapatkan Perniagaan Baharu Anda di Trek

Menjaga rekod untuk tujuan bukan cukai

Sebaik sahaja anda tidak lagi perlu menyimpan dokumen untuk tujuan cukai, semak semula bahawa anda tidak memerlukannya sebelum mencariknya.

Jika anda menggunakan storan dalam talian, bukannya memadam dokumen yang tidak diperlukan lagi, anda boleh mengarkibkannya secara kekal.

Belajar menavigasi kawasan kelabu penyimpanan rekod perniagaan kecil dan menubuhkan sistem organisasi tanpa kertas-akan menyelamatkan anda dari bahaya kekacauan pejabat, sambil memastikan bahawa anda sentiasa bermain dengan peraturan.