Bagaimana Untuk Orchestrate Mesyuarat yang Berkesan |

[Ini adalah catatan tetamu oleh Helena Hauk dari 5th Gear Consulting. Helen mendekati kami untuk membincangkan mengenai mesyuarat yang berkesan dan saya tidak boleh mengatakan tidak kepada topik itu. - Kai]

Tidak ada yang suka pertemuan dan jika orang dapat menghindari mereka, mereka akan. Malangnya mesyuarat adalah bahagian penting dan penting dalam menjalankan perniagaan, terutama apabila firma anda bertumbuh dan komunikasi satu sama lain menjadi semakin bertaburan. Mesyuarat tidak perlu menghisap tenaga daripada organisasi anda (atau memakan masa anda). Untuk menyimpan mesyuarat daripada bertukar menjadi vampire organisasi:

1. Mulailah dengan agenda: Ketahui dengan tepat apa yang ingin anda tutupi dan hubungkan itu ke pasukan anda sebelum menuju ke bilik persidangan.
2. Berkomunikasi lebih awal: Biarkan orang tahu lebih awal dari masa yang mana ahli kakitangan yang anda harapkan berada di sana dan apa yang perlu mereka bawa bersama mereka (mis. Laporan, statistik, atau maklumat penting lain).
3. Beri perhatian: Beritahu pasukan sebelum, semasa dan selepas banyak yang anda fahami nilai masa mereka dan menghargai mereka mengorbankannya untuk menghadiri mesyuarat anda. Ia akan menunjukkan bahawa anda menghargai dan menghormati masa mereka sama seperti yang anda sendiri.

Semasa anda berada dalam pertemuan yang penting, anda tetap berada di sasaran dan ikuti agenda yang anda buat sebelumnya. Kebanyakan mesyuarat berjalan lancar jika anda membiarkan mereka tidak melakukannya. Kekalkan kawalan sepanjang masa. Sekiranya seseorang bertanya soalan yang tidak sesuai atau yang tidak berkaitan dengan kumpulan itu, maka membuat temujanji untuk berbincang dengan mereka selepas itu. Dengan cara ini mereka masih berasa seperti mereka mendapat perhatian dan respons yang mereka cari tanpa membuat keputusan dari kumpulan atau tugas di tangan.

Ketika anda menutup pertemuan anda, pastikan semua orang memahami dengan jelas langkah-langkah berikutnya. Berikan semua tugas dan tamat tempoh sebelum anda memecahkan mesyuarat. Dengan cara ini, pertemuan anda sebenarnya membawa kepada kemajuan, bukannya hanya memberikan gangguan pada hari anda.

Ingat, mesyuarat harus memajukan perniagaan anda, tidak menggunakan waktu anda. Terpulang kepada anda untuk membunuh masa mengetuk mesyuarat amok dan menjaga pasukan anda di trek. Lakukan dengan rancangan yang dipikirkan dengan baik, komunikasi yang kuat, dan mata yang strategik ke arah masa depan.

"Produktiviti tidak pernah menjadi kemalangan. Ia sentiasa hasil daripada komitmen untuk kecemerlangan, perancangan pintar, dan usaha yang difokuskan. "~ Paul J. Meyer