Pengurusan Risiko untuk Organisasi Bukan Untung: 10 Cara Mengawal Penipuan

Bukan keuntungan mungkin mempunyai hati mereka di tempat yang tepat, tetapi, seperti mana-mana organisasi yang melakukan transaksi monetari, risiko penipuan selalu hadir. Kelly and Owns, LLC menganggarkan $ 84 bilion dalam penipuan dalam negeri pada tahun 2008, sebab yang paling sering disebut sebagai kekurangan kawalan dalaman. Dari gereja-gereja hingga badan amal, bukan keuntungan harus mengambil langkah berjaga-jaga yang tepat untuk melindungi diri daripada individu korup dan pengurusan yang mendacious. Kami telah menggariskan 10 teknik untuk mengurangkan risiko aktiviti penipuan di kalangan bukan keuntungan. Walaupun artikel ini memberikan pengenalan yang mantap untuk penipuan penipuan, kami meminta anda untuk melabur sejumlah besar masa dalam meneliti aspek penting sektor nonprofit ini.

1. Memimpin dengan contoh

Salah satu pengurusan teknik yang paling mudah dapat digunakan adalah menjelaskan prinsip-prinsip etika organisasi. Ini boleh dilakukan dengan dua cara: secara langsung dan tidak langsung. Berurusan dengan isu ini secara langsung dengan memasukkan mitigasi penipuan ke dalam latihan pekerja. Jelaslah tingkah laku sedemikian akan dipantau dengan teliti, pelaku dilanggar sepenuhnya undang-undang. Secara tidak langsung menguatkan mesej ini melalui contoh pengurusan. Para pemimpin organisasi harus secara konsisten menunjukkan kejujuran dan kewaspadaan dalam mengesan dan mendisiplin tingkah laku yang tidak dapat diterima. Jangan mengalihkan organisasi anda menjadi rejim paranoid, yang menuduh, tetapi biarkan pekerja dan sukarelawan tahu, dengan tegas dan ramah, mereka ditonton.

2. Bahagikan dan menaklukkan

Terdapat keselamatan nombor. Walaupun pepatah ini biasanya mencadangkan perlindungan terhadap kuasa luar yang bermusuhan, ia sama-sama digunakan dalam mengesan ancaman dari dalam. Ini adalah garis panduan umum yang penting untuk diingat semasa anda membuat pemeriksaan di setiap peringkat organisasi. Berbagi tugas dengan cara sedemikian wang mesti dikendalikan dan dipantau oleh beberapa individu. Satu orang yang bertindak sendirian adalah kurang cenderung untuk cuba penipuan apabila orang lain terlibat dalam transaksi. Contohnya, selepas acara penggalangan dana, amalan yang tidak baik akan diberikan seseorang untuk mengira, merekod dan mendepositkan sumbangan wang tunai.

3. Memperkukuhkan akaun bank anda

Wang di bank mungkin tidak dijaga seperti yang sepatutnya. Sangat terhad akses kepada dana dengan mengambil beberapa langkah berjaga-jaga yang mudah. Pertama, jangan gunakan kad debit. Perlindungan debit adalah terhad dan wang yang hilang boleh menjadi sukar untuk dikembalikan. Dan kedua, buat akun Anda untuk melarang pengeluaran tunai. Tunai adalah bahan licin. Pengeluaran hendaklah datang dalam bentuk cek yang dibuat kepada pemegang buku. Ini menambah langkah tambahan, menjadikan pengeluaran lebih mudah untuk dijejaki dan dikawal.

4. Perakaunan yang teliti

Setiap organisasi memerlukan sistem perakaunan yang teliti dan teliti. Ini mungkin cara paling mudah untuk mengesan aktiviti yang mencurigakan. Menyediakan sistem yang berkesan hanya bermaksud merakam segala-galanya. Menyeragamkan cara menulis setiap transaksi kewangan, tidak kira betapa kecilnya. Rekod yang melakukan apa dan bila. Dalam contoh sumbangan pengumpulan dana, jejak siapa yang mengumpul wang, yang mengira wang, siapa semula mengira wang, yang menyimpan wang dan sebagainya. Sediakan laluan kertas yang jelas mudah untuk diikuti dengan sumbernya. Bergantung kepada skala operasi anda, ia mungkin bukan idea yang tidak baik untuk mengupah ahli perakaunan bukan untung.

5. Menggunakan kad kredit

Organisasi anda mungkin mendapat manfaat daripada penggunaan kad kredit perniagaan. Tunai dan cek tidak selalu praktikal, dan, seperti yang telah disebutkan sebelumnya, kad debit bukan idea yang baik. Kredit mempunyai perlindungan yang lebih baik dan tidak akan menguras dana anda sekiranya berlaku penipuan. Kunci dalam menggunakan kad kredit adalah menyimpan resit. Untuk setiap pembelian, pastikan untuk mendapatkan, mendokumen dan memfailkan resit. Pada akhir setiap tempoh pengebilan, terima semula periksa dan pastikan jumlah tuduhan menambah nilai pada penyata anda.

6. Pemeriksaan pekerja

Memasang pasukan yang boleh dipercayai adalah jelas. Ini akan melibatkan pemeriksaan latar belakang mengenai peluang pekerjaan. Cari di hadapan sama ada pemohon mempunyai sejarah salah laku. Melakukannya dapat menyelamatkan dunia kesulitan. Juga, meminta rujukan dan sebaliknya hubungi mereka. Jika beberapa sumber yang boleh dipercayai boleh memberi jaminan kepada pemohon, itulah permulaan yang hebat. Gunakan masa temuduga untuk menangani isu penipuan. Anda boleh membaca watak pemohon melalui perbualan mudah. Berjalan dengannya melalui senario hipotetikal yang berkaitan dengan penipuan. Ini akan memaklumkan kepada anda mengenai proses pemikiran pemohon bersama dengan menghantar mesej bahawa organisasi anda mengambil serius perkara tersebut.

7. Tetapkan anggaran

Anda tidak boleh mendapatkan lebih asas daripada ini. Tetapkan belanjawan dan tahan kepadanya. Ini adalah cara mengetahui wang anda akan pergi sebelum ia sebenarnya pergi ke sana. Dengan mewujudkan jangkaan, anda dapat melihat di mana wang anda perlu pergi dan bandingkan dengan realiti keadaan. Belanjawan akan membantu untuk mengelakkan belanja lebihan. Anda akan tahu berapa banyak wang yang perlu dikhaskan untuk setiap kategori dan dapat mengenali lebih banyak percanggahan. Anda mungkin perlu menyesuaikan belanjawan anda dengan memakai masa. Baiklah. Tetapi terlepas dari ramalan aset masa depan, teruskan dengan belanjawan berdasarkan anggaran terbaik anda.

8. Pemeriksaan

Pemeriksaan kejutan berkala akan membantu mengesahkan kewangan organisasi. Walaupun tidak dilakukan untuk tujuan mengesan penipuan, audit berperanan penting dalam mengkaji aliran wang.Tidak semua organisasi dapat memperoleh audit. Jika ini berlaku, gunakan alternatif pihak luar untuk mengkaji semula maklumat perakaunan dan sejarah transaksi. Pihak luar boleh bertindak sebagai mata kedua yang sangat diperlukan dan membantu mengesan kesilapan. Di samping benar-benar mengesan penipuan, ulasan tersebut berganda sebagai langkah pencegahan, membiarkan pekerja tahu bahawa organisasi sedang giat menonton untuk salah faham.

9. Tandatangan pada cek

Memerlukan dua tanda tangan pada cek yang ditulis dalam nama organisasi akan memastikan sekurang-kurangnya dua orang telah meninjau dan meluluskan transaksi tersebut. Sekali lagi, ini kembali untuk membahagikan buruh dan meningkatkan jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi. Sekiranya seseorang dibenarkan menulis cek tanpa pengawasan, pintu penipuan terbuka lebar. Cek kosong juga harus dielakkan bila mungkin.

10. wang tunai kecil

Mengurangkan penipuan berlaku pada setiap peringkat kewangan bukan keuntungan. Kebanyakan organisasi mengekalkan bekalan wang tunai kecil untuk urus niaga kecil yang sering tidak dapat diramalkan. Jangan membuat kesilapan daripada kehilangan wang tunai yang dibelanjakan. Ya, ia biasanya dimaksudkan untuk miscellany, tetapi, seperti yang terdapat dalam bentuk tagihan dolar, uang tunai kecil mudah disalahgunakan. Pegang ke resit dan menyimpan rekod perbelanjaan yang ketat. Kawalan yang teliti terhadap urus niaga kecil akan menghalang penipuan di tahap yang lebih tinggi, lebih memudaratkan.