7 Tips untuk Invois Berkesan

Sebagai pemilik perniagaan kecil, anda mungkin suka apa yang anda lakukan dan mungkin juga mengatakan bahawa anda akan melakukannya secara percuma jika anda boleh. Tetapi pada penghujung hari, anda memerlukan aliran tunai untuk memastikan perniagaan anda berjalan.

An invois adalah bil yang dihantar kepada pelanggan untuk barangan atau perkhidmatan yang anda berikan. Ia menerangkan apa yang telah dijual, jumlah pelanggan yang terhutang dan kapan dan bagaimana pelanggan perlu bayar. Syarikat-syarikat besar mempunyai akauntan khusus untuk melakukan invois mereka, tetapi kebanyakan pemilik perniagaan kecil harus melakukannya sendiri. Dan perniagaan kecil purata sedang menunggu lebih daripada $ 5,000 dalam pembayaran tertunggak dalam mana-mana bulan tertentu, menurut kaji selidik Intuit dari 1,000 pemilik perniagaan kecil Amerika.

Investmentmatome bercakap kepada akauntan dan profesional invois tentang bagaimana usahawan boleh menyediakan invois dengan lebih cekap dan mendapat bayaran lebih cepat.

1. Automasi proses

Sekiranya anda belum melakukannya, sediakan perisian untuk mengautomasikan invois anda. Platform perakaunan seperti QuickBooks, Xero, FreshBooks dan Wave Accounting termasuk keupayaan invois, atau anda boleh mendaftar untuk perkhidmatan invois sahaja seperti Bill.com, Hiveage dan Billbook.

"Sudah tiba masanya untuk berhijrah dari Excel dan PDF ke awan permohonan invois," kata ketua pegawai eksekutif buku Bill Sagar Kogekar dalam e-mel kepada Investmentmatome. "Terdapat timbunan perisian di luar sana, dan anda akan menjimatkan masa dan wang jika anda memilih satu."

Sekitar 70% perniagaan kecil menggunakan perisian invois, menurut kaji selidik 2015 lebih daripada 200 pemimpin perniagaan kecil oleh Concur, sebuah syarikat Bellevue, Washington, yang menawarkan perkhidmatan invois automatik dan produk pengurusan perbelanjaan kepada syarikat.

Menggunakan perisian invois mengurangkan kesilapan dan menjimatkan wang. Perniagaan yang mengautomasikan proses pengebilan mereka mengurangkan kos penyiaran sebanyak 40% hingga 70%, menurut laporan 2012 oleh Ardent Partners, sebuah firma Boston yang menyelidik pengurusan penawaran. Automasi juga membuat invois lebih cepat, membebaskan masa untuk usahawan untuk memberi tumpuan kepada menjalankan perniagaan mereka.

"Mereka boleh menghabiskan masa berharga mereka memakai topi CFO mereka bukan topi masuk data manual mereka," kata pengarah pengurusan produk Concur, Jessica Staley kepada Investmentmatome.

2. Hantar petikan bertulis

Jika boleh, uruskan jangkaan pelanggan anda dengan menghantar sebut harga harga sebelum anda menyampaikan produk atau perkhidmatan yang anda tawarkan. Petikan harus termasuk anggaran kos kerja dan bagaimana anda menerima pembayaran, sama ada dengan tunai, kad kredit, cek atau dalam talian. Pastikan pelanggan menerima istilah anda secara bertulis sebelum anda menerima pesanan.

"Saya peminat besar mendokumentasikan segala-galanya," kata Sara Rosenfeld, pengurus pemasaran produk di Wave Accounting.

3. Tetapkan istilah pembayaran pendek

Apabila anda menghantar pelanggan suatu invois, nyatakan rangka masa untuk pembayaran. Standard biasanya 30 hari atau kurang, tetapi anda boleh memilih jumlah masa.

Penghutang purata membayar lewat dua minggu lewat, menurut analisis Xero lebih daripada 12 juta invois. Pakar-pakar di Xero mengesyorkan menetapkan syarat pembayaran pada 13 hari atau kurang jika anda ingin dibayar secara realistik dalam masa 30 hari. Invois dalam talian menjadikan pembayaran lebih cepat untuk pelanggan, kata Amy Vetter, ketua perakaunan Xero, Amerika Syarikat.

"Orang ramai digunakan untuk membayar sesuatu dalam talian dan tidak semestinya menunggu untuk memotong cek pada hari Jumaat," kata Vetter kepada Investmentmatome. "Ia lebih mudah untuk menetapkan jenis pembayaran [pendek] dengan pelanggan."

4. Buat sistem penomboran

Mengira invois anda akan membantu anda menjejaki pembayaran masuk untuk tujuan cukai. Anda boleh menggunakan huruf, nombor, atau gabungan kedua untuk menandakan setiap invois. Pilih sistem yang berfungsi untuk anda, tetapi pakar invois menyarankan anda tidak menggunakan "001" untuk invois pertama anda. Bermula dengan nombor yang lebih tinggi akan membantu para pelanggan anda melihat anda sebagai pakar yang telah ditubuhkan, walaupun anda adalah perniagaan baru.

"Mulakan dengan 0053, hanya untuk mencari sedikit lebih profesional," kata Faraz Shafaghi, pengarah pemasaran produk dan penglibatan pelanggan di FreshBooks.

5. Gunakan bahasa sopan

Walaupun ia mungkin kelihatan sedikit, menggunakan frasa seperti "sila bayar oleh (tarikh)" dan "terima kasih atas perniagaan anda" pada invois akan meningkatkan peluang anda untuk dibayar, kata Shafaghi. Anda juga boleh menghantar nota terima kasih atau e-mel kepada pelanggan yang membayar mengikut masa atau awal.

"Ingatkan pelanggan produk dan perkhidmatan lain yang anda tawarkan dan anda ingin menyampaikannya lagi," kata Mike Savory, pengurus pengurusan produk untuk Sage North America, sebuah syarikat perisian perakaunan.

6. Hantar invois dengan segera

Sebaik sahaja anda melengkapkan perkhidmatan atau barang-barang kapal kepada pelanggan, segera hantar invois. Ini akan membantu anda kekal di bahagian atas minda pelanggan dan menetapkan duluan untuk segera.

Jika boleh, biarkan pelanggan membayar di tempat dengan sistem pembayaran mudah alih seperti Apple Pay atau Square. Beberapa sistem invois, termasuk Wave, Flint Mobile dan QuickBooks, juga membiarkan pemilik perniagaan menerima pembayaran mudah alih.

7. Mengikuti

Jika anda tidak dibayar dengan serta-merta, hantarkan peringatan kepada pelanggan tentang tarikh akhir pembayaran. Adalah sesuai untuk menghantar peringatan seminggu sebelum bayaran dijangka, hari ia perlu dan setiap minggu selepas lewat, kata Rosenfeld, dari Wave Accounting.Untuk item tiket besar, seperti pesanan $ 5,000, boleh diterima untuk menghantar peringatan yang lebih kerap.

Sekiranya anda khuatir akan datang dengan melantun dengan terlalu banyak e-mel susulan, Rosenfeld menyarankan menggunakan perisian invois anda untuk menyediakan notis pembayaran automatik kepada pelanggan.

"Jangan khawatir bahawa penghantaran peringatan atau sebaliknya mengikuti invois yang tidak dibayar akan dianggap kasar atau pelanggaran terhadap hubungan yang telah anda buat dengan pelanggan," kata Savory, dari Sage North America. "Anda menjalankan perniagaan, dan keperluan untuk pembayaran segera dan lengkap harus mengejutkan kepada siapa pun."

Untuk lebih banyak bantuan dengan memulakan dan menjalankan perniagaan kecil, lawati Panduan Laman Perniagaan Kecil kami.

Teddy Nykiel adalah seorang penulis kakitangan yang meliputi kewangan peribadi Investmentmatome. Ikuti dia di Twitter @teddynykiel dan seterusnya Google+.

Imej melalui iStock