Waktu yang tepat untuk perancangan perniagaan

(Ini pertama kali diterbitkan minggu lepas sebagai jawatan tetamu di richardduffy.com, di mana kawan saya Richard Duffy menawarkan maklumat, alat dan wawasan bagi pengguna SAP Business One.)

Bilakah masa yang sesuai untuk perancangan perniagaan? Jawapan kegemaran saya adalah dari pepatah Afrika lama (atau saya diberitahu, saya mendapatnya dari Twitter):

Masa terbaik untuk menanam pokok ialah 20 tahun yang lalu. Masa terbaik kedua adalah sekarang.

Memandangkan perubahan yang semakin meningkat, dan keperluan perniagaan untuk menjangka, menjejak dan mengurus perubahan itu, perancangan perniagaan yang betul adalah sesuatu yang berlaku secara tetap dan berterusan selamanya.

Perancangan nyata bukan dokumen pelan perniagaan; ia pengurusan. Ia menetapkan strategi, taktik, aktiviti, tanggungjawab, dan belanjawan, serta matlamat dan ukuran berangka yang diperlukan untuk mengesan kemajuan ke arah sasaran.

Sama seperti peribahasa tentang pokok tersebut akan menyiratkan, sukar untuk bermula, tetapi lebih banyak lagi kerana orang tidak faham alat dan proses daripada kerana ia benar-benar keras. Untuk membantu memotivasi diri anda semasa anda memulakan, lompat masuk dan lakukan bahagian pelan tanpa perlu risau tentang menyelesaikan dokumen lengkap. Mulailah di mana anda suka: sesetengah memilih konteks, seperti pernyataan atau tujuan penglihatan. Sesetengah memilih strategi, seperti pasaran sasaran dan campuran pasaran produk. Dan ada yang lebih suka kacang dan baut, seperti ramalan jualan. Cuba berfikir pelan anda sebagai set komponen atau modul yang berkaitan. Fikirkan ia sebagai sesuatu yang akan berubah sering, dan oleh itu harus tetap fleksibel.

Jangan risau tentang mempunyai rancangan yang telah selesai. Di dunia nyata, jika rancangan perniagaan anda selesai, maka sudah usang. Jika rancangan anda selesai, maka perniagaan anda selesai.

Sebaik sahaja anda memulakan rancangan, tetapkan jadual kajian terlebih dahulu. Jangan ambil terlalu banyak masa, tetapi sediakan kajian bulanan. Di syarikat saya, kami selalu melakukan itu pada Khamis ketiga bulan itu, sekitar waktu makan tengah hari, jadi kami mengarahkan makan tengahari untuk menjimatkan masa.

Sentiasa senaraikan andaian anda. Anda akan memulakan mesyuarat bulanan anda dengan menyenaraikan andaian utama dan membincangkan sejauh mana mereka memegang. Salah satu kunci kepada soalan yang sukar apabila merevisi pelan adalah untuk mengenal pasti apabila andaian telah berubah.

Dalam perancangan kajian semula rancangan, tinggal bersama. Perbandingan antara hasil yang dirancang dan keputusan sebenar bukanlah alat untuk menangkap orang yang kurang mengukur ukuran mereka; Sebaliknya, ia adalah untuk menangkap masalah prestasi lebih awal dan bekerja sama untuk menyelesaikan masalah. Ia juga untuk menangkap perkara-perkara yang bekerja, dan menyesuaikan keutamaan untuk memastikan sumber daya sesuai dengan strategi dan peluang.

Pada peringkat awal, proses perancangan mendorong perkara-perkara ke depan kerana mereka harus dipertimbangkan. Sebagai organisasi anda terbiasa untuk merancang proses, sukar untuk membayangkan bagaimana anda berjaya tanpa ia.