Menetapkan Jadual Pengekalan Rekod untuk Perniagaan Anda

Kita semua tahu, atau perlu tahu, bahawa kita perlu menyimpan dan melindungi rekod perniagaan kita. Apabila kita mula, ia mudah digantung pada setiap dokumen, resit, invois, dan rekod perniagaan. Tetapi selepas beberapa tahun kami mendapati bahawa semua rekod yang kami simpan mengambil lebih banyak ruang lantai dalam kabinet fail daripada ruang kerja untuk diri kami dan pekerja kami.

Berita baiknya ialah kita tidak perlu menyimpan semua rekod tersebut selama-lamanya. Ya, ada yang perlu kita simpan selama-lamanya. Ada yang kita simpan sahaja sehingga IRS telah berjalan dengan kami. Dan ada yang perlu kita simpan selama beberapa tahun.

Menentukan rekod mana yang perlu disimpan, dan berapa lama, sedikit lebih sukar. Dan dengan betul melupuskan rekod sementara tidak semudah melemparkan kertas ke dalam kitar semula.

Di sinilah Jadual Pengekalan Rekod dimainkan. Dokumen ini menyenaraikan jenis rekod yang dihasilkan oleh perniagaan anda (kewangan, kakitangan, buku panduan pekerja, kontrak, operasi, minit mesyuarat, penyata dasar, pernyataan privasi dalam talian … senarai itu boleh kelihatan tidak berkesudahan); mengenal pasti sebarang keperluan undang-undang untuk berapa lama rekod mesti disimpan dan pihak berkuasa yang memerlukan, seperti IRS atau Akta Sarbanes-Oxley; akan memperhatikan berapa lama rekod secara umumnya digunakan secara aktif dalam operasi perniagaan; dan mungkin mengandungi maklumat lain juga, seperti mencatat bahawa rekod mengandungi data identifikasi peribadi yang sensitif; dan jika mikrofilem atau salinan yang diimbas secara digital adalah alternatif undang-undang yang boleh diterima kepada dokumen kertas.

Cari di Internet dan anda akan mendapat banyak maklumat mengenai Jadual Pengekalan Rekod dan sampel, seperti ini yang ditawarkan oleh Pengurusan Rekod Millennium. Ingatlah, bagaimanapun, bahawa jadual sampel hanya representasi umum tentang apa yang kelihatannya. Jadual Penyimpanan Rekod Anda akan disesuaikan dengan jenis perniagaan anda, di mana anda berada, dalam keadaan dan keadaan negara anda, sama ada anda sendiri atau saham perdagangan di pasaran saham, adalah institusi awam,

Anda akan bekerjasama dengan akauntan, penasihat undang-undang dan / atau syarikat pengurusan rekod profesional untuk membangunkan dan menetapkan anda.

Anda melaksanakan Jadual Pengekalan Rekod secara rasminya semua orang dalam syarikat anda tahu mengenainya. Ini membantu memastikan rekod penting anda disimpan di tempat pertama. Kemudian, katakan anda mempunyai beberapa kabinet fail bagi invois Akaun Boleh Bayar. Jadual Penyimpanan anda menyatakan bahawa anda perlu menyimpannya selama 6 tahun, tetapi pengalaman menunjukkan anda benar-benar hanya masuk ke dalamnya selama 3 tahun. Mengetahui ini, anda boleh membebaskan ruang lantai perniagaan / pejabat anda dengan memindahkan rekod ini untuk menyimpan simpanan luar tapak atau media storan alternatif yang boleh diterima.

Sekali anda mempunyai rekod yang sampai ke akhir tempoh pengekalan anda, anda boleh melupuskannya. Tetapi, seperti yang saya katakan, anda tidak boleh sekadar melambungkannya ke dalam kitar semula. Anda perlu mempunyai proses yang ditetapkan untuk pelupusan mereka. Ya, anda perlu membuat lebih banyak dokumentasi untuk menghilangkan dokumen-dokumen lama.

Anda akan mahu mempunyai orang-orang yang menjana rekod menandatangani bahawa mereka tidak lagi memerlukan rekod. Anda perlu ambil perhatian bahawa rekod telah mencapai penghujung tempoh pengekalan mereka mengikut Jadual Penyimpanan Rekod yang telah ditetapkan dan pastikan tempoh pengekalan mereka tidak dilanjutkan disebabkan oleh audit, litigasi, dll.

Anda akan mahu mengesahkan kapan, bagaimana, dan oleh siapa, dokumen itu dimusnahkan. Ini lebih mudah hari ini, daripada pada masa lalu, apabila saya menghabiskan banyak jam mengangkut kotak ke dermaga memuat dan memasak kertas ke mesin pencincang di sebelah tempat sampah. Dalam beberapa tahun kebelakangan syarikat-syarikat pemotongan mudah alih telah berkembang. Mereka akan menggerakkan shredders confetti yang dipasang pada trak mereka untuk perniagaan anda, mengangkut kotak anda ke trak, membiarkan anda menyaksikan kemusnahan mereka dan memberi anda perakuan pemusnahan.

Menubuhkan, melaksanakan, dan mengikuti Jadual Pengekalan Rekod akan pergi jauh untuk memastikan bahawa syarikat anda menyimpan dan mengekalkan rekod penting yang anda perlukan untuk meneruskan perniagaan. Dan, dalam senario kes terburuk, jika anda terperangkap dalam litigasi atau sebagainya, buktikan bahawa rekod anda disimpan dan dimusnahkan dalam proses yang didokumentasikan, ditubuhkan, diluluskan, didokumentasikan, dan tidak pada tengah malam terbakar di belakang kandang percubaan amatir untuk mengelakkan penipuan dan tanggungjawab, atau menghalang proses undang-undang.