Bagaimana Membuat Perniagaan Anda Sebelum Musim Cukai |

Menjalankan cukai perniagaan boleh menjadi sulit untuk s baru. Dalam artikel ini, saya akan berkongsi cara yang lebih pintar dan lebih cepat untuk merakam perbelanjaan anda dan menjejaki resit dan dokumen penting lain untuk cukai anda. Setiap petua ini mudah dilaksanakan dan harus membantu membuat masa cukai mudah!

Tip # 1: Gunakan perisian perakaunan untuk menjejaki perbelanjaan perniagaan

Salah satu perkara yang banyak perjuangan para pemilik usaha kecil tinggal di atas buku simpan mereka sepanjang tahun. Jika anda tidak menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks atau Xero, anda menetapkan diri untuk kegagalan waktu pajak.

Saya CPA dan percaya atau tidak, saya menggunakan QuickBooks untuk melakukan buku saya dan menyiapkan diri saya untuk musim cukai. Ini menjadikannya lebih mudah dan memastikan anda menyimpan rekod pendapatan dan perbelanjaan yang tepat. Jika anda mendapati diri anda sentiasa berada dalam mod "catch-up" ketika datang ke buku anda, maka anda mesti melabur dalam perisian perakaunan.

Tip # 2: Gunakan kategori perbelanjaan dalam perisian perakaunan anda

Kategori perbelanjaan hanyalah satu cara untuk membuat pembelian kumpulan yang anda buat untuk perniagaan anda. Sebagai contoh, bekalan pejabat, restoran, dan petrol adalah kategori perbelanjaan. Mereka boleh membantu anda menjejak perbelanjaan vendor dengan lebih baik daripada menubuhkan setiap vendor untuk pembelian setiap hari.

Alasannya ialah ia akan membolehkan anda memasukkan perbelanjaan lebih cepat. Ini akan menjimatkan masa anda dan ia akan membolehkan anda hanya menjejaki maklumat yang paling penting yang diperlukan untuk tujuan cukai.

Mari kita berjalan senario untuk melihat bagaimana ini berfungsi:

Sebagai pemilik perniagaan, anda mungkin membeli bekalan pejabat untuk perniagaan anda. Mudah-mudahan, anda tidak seperti kanak-kanak di kedai gula-gula yang melihat semua pen baru dan buku nota berkilat di rak. Lebih daripada mungkin, anda akan membeli hanya bekalan pejabat yang diperlukan dari kedai bekalan pejabat seperti Office Depot atau Staples, tetapi anda juga boleh membeli bekalan pejabat dari tempat lain seperti Costco atau Target.

Apabila anda sudah bersedia untuk merekodkan pembelian ini dalam Perisian perakaunan, tetapkan seperti ini:

• Jangan buat empat vendor dalam QuickBooks (atau alternatif QuickBooks anda) untuk Office Depot, Staples, Costco, dan Target.
• Do vendor yang disebut "pembelian bekalan pejabat" atau "bekalan pejabat" dan kod semua pembelian bekalan pejabat ke penjual "bekalan pejabat".

Di dalam jadual di bawah, saya telah memasukkan beberapa contoh pembelian sehari-hari yang anda dapat menyediakan kategori untuk

Kebanyakan pemilik perniagaan tidak perlu menjejaki berapa banyak wang yang mereka belanjakan dengan setiap vendor yang mereka beli barang sehari-hari daripada bekalan pejabat, petrol, dan makan siang pelanggan. Percaya atau tidak, IRS tidak mengharuskan anda mengesan perbelanjaan anda seperti ini.

Selain itu, penyata kewangan utama yang anda gunakan untuk menentukan kesihatan perniagaan anda seperti penyata keuntungan dan kerugian akan menyenaraikan kategori perbelanjaan seperti "Bekalan pejabat" dan bukan vendor tertentu yang anda beli; ini adalah satu lagi sebab mengapa anda tidak perlu menjejaki perbelanjaan anda oleh penjual.

Saya seorang pengajar perakaunan tambahan dan saya juga mengajar QuickBooks. Seperti yang saya menerangkan konsep ini di salah satu kelas saya, tangan segera ditembak. Pada mulanya, saya fikir pelajar akan mencuba dan mencabar saya sama ada IRS benar-benar menghendaki anda untuk mengesan perbelanjaan anda dengan cara ini-bolehkah anda memberitahu bahawa ini sering terjadi?

Walau bagaimanapun, pelajar itu ternyata pemilik francais pejabat H & R tempatan. Beliau menyokong tuntutan saya 100 peratus. Beliau memberitahu kelas bahawa dalam menyediakan pulangan cukai untuk pemilik perniagaan, dia sering berkongsi tip seperti ini. Dia terus mengatakan bahawa pada penghujung hari jika IRS mahukan tahap terperinci, anda boleh menghasilkan resit.

Nasib baik, saya mempunyai penyelesaian yang baik untuk anda yang menyingkirkan resit yang telah anda pasang di glovebox kereta anda dan shoebox yang tercinta, jadi teruskan membaca!

Tip # 3: Gunakan ringkasan kad kredit perniagaan tahunan

Pertama, setiap pemilik perniagaan kecil harus menubuhkan akaun pemeriksaan perniagaan yang berasingan (iaitu tidak pernah digunakan untuk perbelanjaan peribadi) sehingga Anda dapat dengan mudah mengenali pendapatan dan perbelanjaan yang dapat dilaporkan dan / atau dapat dikurangkan untuk tujuan pajak.

Jika anda tidak melakukan ini, ia akan menjadi sukar untuk menjejaki perbelanjaan perniagaan yang sah yang mungkin layak untuk potongan cukai berbanding perbelanjaan peribadi yang tidak.

Jika anda mempunyai perbelanjaan perniagaan dan peribadi di dalam akaun bank yang sama, anda perlu melalui penyata bank anda dan hanya termasuk perbelanjaan yang berkaitan dengan perniagaan anda dalam perisian perakaunan anda. Proses manual pemisahan perbelanjaan peribadi dan perniagaan sangat membosankan sehingga saya berjanji akan bersedia untuk pergi ke bank terdekat untuk mendirikan akaun perniagaan itu untuk menghindari melalui tahun cukai berikutnya!

Sebelum anda mengetahui, 15 April akan berada di sini. Sekiranya masa cukai menjejaskan anda setiap tahun, lihat empat petua perancangan cukai ini setiap usaha kecil perlu dilaksanakan. Walau bagaimanapun, jika anda mendapati diri anda berada di belakang dengan memasuki perbelanjaan anda ke dalam perisian perakaunan anda, satu cara untuk mendapatkan perbelanjaan tersebut dimasukkan dengan cepat adalah menggunakan ringkasan tahunan yang diberikan oleh syarikat kad kredit pada awal bulan Januari.

Laporan ini sangat bagus ia meringkaskan semua pembelian anda mengikut kategori perbelanjaan. Anda boleh menggunakan nombor ini untuk jumlah perbelanjaan anda untuk setiap kategori.

Seperti yang anda lihat, kebanyakan kategori akan sama dengan apa yang telah anda tentukan dalam perisian perakaunan anda:

Satu kelemahan untuk menggunakan pernyataan yang diringkaskan seperti ini adalah anda tidak akan dapat memasukkan tarikh sebenar setiap pembelian. Dalam skema besar perkara ini, ini adalah kecil, tetapi ia bukan sesuatu yang perlu anda lakukan. Ingat, ini adalah penyelesaian jangka pendek supaya anda boleh mendapatkan perbelanjaan anda yang direkodkan, menghasilkan penyata kewangan, dan memfailkan cukai tersebut tepat pada masanya! Jika anda membeli aset tetap sepanjang tahun, adalah penting untuk mempunyai tarikh pembelian tertentu kerana ia merupakan komponen penting dalam mengira perbelanjaan susut nilai yang boleh ditolak untuk tujuan cukai.

Tip # 4: Pergi tanpa kertas

Saya akan menjadi yang pertama mengakui bahawa konsep "tanpa kertas" selalu terdengar baik tetapi sukar bagi saya untuk memeluk-pada mulanya. Sebagai akauntan, saya penyokong dokumentasi besar. Seperti yang mereka katakan pada drama undang-undang kegemaran saya, Undang-undang & Perintah, "ini mengenai apa yang anda boleh buktikan." Ini seolah-olah motto IRS juga.

Dengan teknologi hari ini, lebih mudah untuk membuat salinan elektronik penerimaan dan dokumen kewangan lain yang pernah anda simpan dalam kabinet pemfailan fizikal. Sudah tiba masanya untuk menyingkirkan kabinet pemfailan berdebu yang mengambil ruang dan berpindah ke sistem pemfailan elektronik. Lebih mudah untuk mencari dokumen yang disimpan di komputer anda (atau di awan) daripada mengalihkan folder folder.

Tetapi, bagaimana anda mengatur semua fail ini? Nah, anda bertanya banyak soalan. Saya cadangkan anda menggunakan sistem penyimpanan awan dalam talian seperti Dropbox. Anda boleh membuat folder untuk tahun (2017) dan kemudian subfolder untuk setiap kategori perbelanjaan (iaitu Bekalan Pejabat, Makanan, Bahan Bakar). Muat turun aplikasi ke peranti mudah alih anda supaya semasa anda keluar dan kira-kira anda boleh mengimbas resit dengan mudah, simpannya ke folder yang betul dan tolak resit kertas itu!

Jika anda tidak yakin, anda boleh mengambil langkah-langkah bayi dengan memulakan di satu kawasan, tetapi saya berjanji bahawa anda melaksanakan konsep "tanpa kertas" tidak akan dapat menghapuskan kabinet pemfailan yang cukup cepat. Di bawah, cari beberapa strategi yang boleh anda lakukan untuk bergerak ke arah model "tanpa kertas":

Imbasan imbasan

Membuang resit adalah salah satu kesilapan yang paling biasa dibuat oleh perniagaan kecil. Jangan terlepas potongan cukai kerana anda menyingkirkan resit. Terdapat beberapa aplikasi di pasaran yang akan membolehkan anda mengimbas resit. Rapi dan Shoeboxed adalah kedua-dua aplikasi hebat yang akan diintegrasikan dengan perisian perakaunan seperti QuickBooks atau Xero supaya anda boleh menghapuskan entri data sama sekali!

Muat turun bil dari vendor

Kini, kebanyakan vendor akan menawarkan pilihan untuk menerima bil anda melalui e-mel atau membenarkan anda memuat turun secara langsung dari laman web mereka. Saya mengesyorkan agar anda berhenti membuat bil anda secara faks pada anda dan mula memuat turun bil anda. Ini akan membolehkan anda menjimatkan masa dengan tidak perlu mengimbas terlebih dahulu; anda boleh menyimpan bil dalam folder elektronik anda atau memuat naiknya ke perisian perakaunan anda dalam masa beberapa minit.

Bonus-jika anda menggunakan Xero, mereka mempunyai ciri yang sejuk yang dipanggil fail sampingan. Ini membolehkan anda memuat naik bil-bil pembekal anda ke perisian supaya anda boleh mendapatkan maklumat tepat di depan anda apabila anda sudah bersedia untuk menulis cek itu.

Dapatkan resit PDF

Kini, lebih banyak peruncit bergerak dari kertas resit dan menawarkan anda pilihan untuk menerima teks atau e-mel dengan resit anda yang dilampirkan. Saya cadangkan anda pergi dengan resit yang diemail kerana biasanya dokumen PDF yang boleh dimuat turun manakala resit mesej teks mungkin tidak. Anda boleh seret dan lepas resit PDF ke dalam folder elektronik dalam masa kurang dari satu minit

Muat turun semua penyata bank atau kad kredit

Bagi kebanyakan anda yang melakukan perbankan dalam talian seperti saya, brainer. Walau bagaimanapun, jika anda masih menerima bank kertas atau penyata kad, anda perlu memotong tali kawat itu. Ini adalah salah satu daripada kawasan di mana anda dapat meminimumkan peluang pencurian identiti anda.

Percayalah atau tidak, ada orang di luar sana yang mencuri identiti orang hanya dengan membuka surat mereka. Saya tidak lagi menerima apa-apa dokumen dengan maklumat kewangan seperti penyata bank atau kad kredit atau 401k atau maklumat pelaburan lain melalui surat siput.

Intinya

Percayalah atau tidak, masa cukai sebenarnya boleh menjadi mudah. Kunci untuk mencapai matlamat itu adalah untuk menyediakan satu sistem yang akan berfungsi untuk anda dan berpegang kepadanya. Untuk memulakan, tetapkan beberapa jam pada minggu pertama setiap bulan untuk memastikan anda telah mengimbas dan memfailkan semua resit dan bil untuk bulan sebelumnya. Pada masa yang sama, selesaikan proses perdamaian dalam perisian perakaunan anda untuk semua bank atau akaun kad kredit untuk memastikan baki bank atau kad kredit anda dan buku anda sepadan.

Pastikan untuk meletakkan ini pada kalendar anda sebagai "berulang" dengan buku anda. "Cobalah dan pilih secara umum satu hari kerja ringan dan satu yang anda cenderung berada dalam mood yang cukup baik, (iaitu hari Jumaat atau Sabtu pagi). Jika anda bersedia untuk melakukan kerja sepanjang tahun ini, goncang gila hingga 15 April akan menjadi sesuatu yang lalu.

Untuk lebih bersedia untuk musim cukai, pastikan untuk menyemak 4 Perkara Setiap Perniagaan Kecil Harus Tahu Mengenai Cukai.