Tujuh Langkah Perancangan Projek yang berjaya |

Akhir-akhir ini, saya telah menjadi sebahagian daripada beberapa pasukan projek. Sebahagian daripada pengalaman ini telah menyebabkan saya duduk dan menganalisis proses perancangan projek untuk memahami bagaimana perancangan dan pelaksanaan pengurusan projek dapat dipertingkatkan.

Mengapa projek-projek yang diuruskan oleh orang yang berbakat akhirnya ditunda atau tidak selesai? Mengapa pasukan projek kadang-kadang merasakan bahawa mereka menembak pada sasaran yang bergerak?

Apakah perancangan projek?

Perancangan projek adalah proses menentukan matlamat dan skop anda, matlamat dan pencapaian anda (deliverables)), dan menyerahkan tugas dan sumber bajet untuk setiap langkah. Pelan yang baik mudah dikongsi dengan semua orang yang terlibat, dan ia amat berguna apabila ia sentiasa disemak semula. Hanya menggariskan pelan dan tidak pernah membincangkannya dengan pasukan anda sekali lagi adalah resipi yang baik untuk masa dan usaha yang sia-sia.

Anda boleh melakukan perancangan projek anda dalam doc Google yang mudah, atau anda boleh menggunakan perisian pengurusan projek. Manfaat menggunakan perisian pengurusan projek adalah bahawa anda biasanya dapat menyimpan semua dokumen dan penghantaran anda di satu tempat, dan anda boleh mengelakkan daripada kehilangan perbincangan dan keputusan penting ke email atau Kekosongan Slack. Sebagai alat seperti Basecamp, misalnya, mudah untuk mengesan kemajuan dan menjejaki perbualan dan item yang memerlukan kolaborasi dengan beberapa orang yang berbeza.

Jika anda berfikir tentang pengurusan projek sebagai atau dalam permulaan pantas, ia seolah-olah seperti semua mengambil masa yang terlalu banyak pada permulaannya. Tetapi, sebenarnya anda akan menyimpan banyak masa dan sumber jika anda mendokumenkan pelan projek anda dari awal dan menggunakannya sebagai pelan pelan untuk memastikan anda dan pasukan anda berada di landasan.

Berikut adalah tujuh kunci untuk perancangan projek yang berjaya membantu anda memulakan.

1. Fikirkan rencana anda sebagai peta jalan untuk pihak yang berkepentingan

Setiap projek memerlukan peta jalan dengan matlamat yang jelas yang tidak boleh diubah selepas fasa pertama projek telah selesai. Semua pihak berkepentingan yang mendapat manfaat daripada hasil atau terlibat dalam pelaksanaan projek harus dinamakan dan keperluan mereka dinyatakan semasa proses perancangan projek awal.

Pemangku kepentingan ini mungkin termasuk:

• Pengurus projek atau orang yang akhirnya bertanggung jawab untuk menyelesaikannya
• "Pelanggan" yang menerima penghantaran-ini boleh menjadi seseorang dalam pasukan anda (internal) atau pelanggan yang membayar sebenar
• Pasukan, atau orang yang bertanggungjawab untuk sebarang taktik rancangan itu.

Jangan anggap bahawa anda secara automatik memahami setiap keperluan dan matlamat pihak berkepentingan. Sebelum anda terlalu jauh mendokumentasikan pelan projek anda, berbincang dengan mereka untuk memastikan anda benar-benar memahami projek dan kebolehan dan sumber semua orang dalam pasukan.

2. Terputus projek ke dalam senarai penyerahan

Kembangkan senarai semua hasil. Senarai ini harus memecah projek yang lebih besar ke dalam tugas yang lebih kecil yang boleh ditugaskan kepada ahli pasukan tertentu, dan anda harus memasukkan anggaran akhir yang berkaitan dengan setiap tugas atau tugas.

Pastikan anda memahami dan mendokumentasikan proses persetujuan untuk setiap penyerahan. Jika projek anda adalah untuk pelanggan luaran, pastikan anda jelas mengenai proses kelulusan dalaman mereka, supaya anda tidak terkejut dengan kelewatan atau perlahan dengan memancing melalui pendapat yang bertanding.

3. Berbincang dengan pasukan anda

Kenal pasti dengan namakan semua individu dan / atau organisasi yang terlibat dalam setiap tugas atau tugas, dan terangkan secara terperinci tanggungjawab mereka. Jika tidak, miskomunikasi boleh menyebabkan kelewatan dan situasi di mana anggota pasukan mungkin perlu mengulang kerja mereka.

Pegang mesyuarat kickoff untuk berbincang dengan pasukan anda tentang rancangan serangan anda. Mintalah mereka untuk membantu anda memikirkan cara terbaik untuk mendapatkan kerja. Bukan sahaja ini akan membantu anda menjadi lebih cekap, ia akan membantu anda mendapatkan pembelian mereka kerana mereka akan merasa lebih banyak pemilikan sepanjang proses tersebut. Menggunakan alat pengurusan projek seperti Basecamp dapat membantu menjaga semua orang di trek dan menyimpan dokumen dan perbualan semua di satu tempat.

Jika anda menggunakan e-mel untuk berkomunikasi tentang projek-projek, pertimbangkan untuk menggunakan penyelesaian e-mel peti masuk pasukan yang akan membolehkan anda memberikan e-mel yang memerlukan perhatian berkaitan projek kepada ahli pasukan yang sesuai, dan bukannya meneruskan bebibir perbualan yang besar ke belakang dan sebagainya.

4. Kenal pasti risiko

Tentukan risiko yang terlibat dalam projek anda. Berfikir melalui apa yang akan anda lakukan jika sesuatu mengambil masa yang lebih lama daripada yang dijangkakan, atau jika kos akhirnya menjadi lebih daripada yang anda jangkakan pada awalnya.

Anda tidak perlu mempunyai tindakan tertentu yang dikenal pasti untuk setiap kemungkinan hasil negatif, tetapi anda perlu meluangkan sedikit masa bersama pasukan anda, memikirkan apa yang boleh berlaku. Kemudian, anda boleh melakukan seberapa banyak yang anda boleh untuk mengurangkan risiko tersebut dari awal, bukannya ditangkap kemudian. Faktor risiko juga boleh memberi pengaruh kepada bagaimana anda membuat anggaran.

5. Mewujudkan belanjawan

Dilampirkan pada senarai pencapaian dan penyampaian anda hendaklah maklumat mengenai kos projek dan belanjawan anggaran. Menentang keinginan untuk memberikan sejumlah besar dolar kepada projek-projek besar tanpa mengenal pasti dengan tepat bagaimana wang itu dimaksudkan untuk dibelanjakan. Ini akan membantu pasukan anda memahami sumber-sumber yang mereka perlu bekerjasama untuk mendapatkan pekerjaan. Apabila anda menetapkan belanjawan awal anda, angka-angka ini mungkin bersaiz bukannya mutlak.

Untuk item tertentu, anda mungkin perlu mendapatkan sebut harga daripada beberapa vendor yang berbeza. Anda boleh membantu untuk mendokumentasikan skop projek yang dipersetujui secara ringkas dalam dokumentasi anggaran anda, sekiranya anda akhirnya perlu membuat perubahan kepada projek yang lebih besar berdasarkan kekangan belanjawan, atau jika vendor anda tidak memberikan apa yang anda harapkan.

6. Tambahkan tonggak

Gunakan senarai anda yang boleh dikongsi sebagai rangka kerja untuk menambah tonggak dan tugas yang perlu diselesaikan untuk mencapai matlamat yang lebih besar. Menetapkan tarikh akhir yang munasabah, dengan mengambil kira produktiviti, ketersediaan dan kecekapan anggota pasukan projek.

Fikirkan pencapaian anda dalam rangka kerja SMART. Matlamat anda harus:

• Spesifik: Jelas, ringkas, dan ditulis dalam bahasa yang boleh dipahami siapa pun.
• Terukur: Gunakan nombor atau bahasa kuantitatif apabila sesuai.
• Boleh Diterima: Dapatkan pembelian dari pihak yang berkepentingan mengenai matlamat, tonggak, dan pencapaian anda
• Realistik: Matlamat regangkan adalah satu perkara, tetapi jangan tentukan matlamat yang mustahil untuk dicapai. Ia mengecewakan untuk pasukan anda dan pihak berkepentingan anda, dan mungkin akhirnya melambatkan projek anda kerana mencapai mustahil biasanya lebih mahal dan mengambil masa yang lebih lama.
• Masa berdasarkan: Tetapkan tarikh akhir konkrit. Jika anda perlu mengubah tarikh akhir berkaitan dengan tonggak penting anda, dokumen bila dan mengapa anda membuat perubahan. Elakkan perubahan senyap atau pengeditan tarikh akhir tanpa memberitahu pasukan anda dan pihak berkepentingan yang berkaitan.

7. Tetapkan garis panduan pelaporan kemajuan

Ini boleh menjadi laporan bulanan, mingguan, atau harian. Pada dasarnya, ruang kerja kolaboratif perlu ditubuhkan untuk projek anda dalam talian atau luar talian di mana semua pihak boleh memantau kemajuan. Pastikan anda mempunyai dokumen pelan komunikasi seberapa kerap anda akan mengemas kini pihak berkepentingan tentang kemajuan dan bagaimana anda akan berkongsi maklumat seperti di mesyuarat mingguan atau e-mel harian.

Gunakan rangka yang anda tetapkan apabila anda mengenal pasti tonggak anda panduan laporan anda. Cuba untuk tidak mencipta sebarang roda atau masa pembaziran dengan menghasilkan laporan baru setiap kali anda perlu berkomunikasi kemajuan. Perlu diingat bahawa menggunakan perisian pengurusan projek seperti Basecamp boleh memegang pemegang kepentingan dalam gelung tanpa mengganggu peti masuk anda, atau kehilangan perbualan dalam obrolan Slack lama.

Rahsia untuk perancangan dan pengurusan projek yang berkesan akan tetap teratur dan berkomunikasi dengan baik dengan anda pasukan dan pihak berkepentingan. Sama ada anda membuat keputusan untuk menggunakan perisian pengurusan projek atau tidak, fikirkan tentang bagaimana dan bagaimana anda menyimpan semua bahan dan sumber yang berkaitan dengan projek anda-menyimpan semuanya dalam satu tempat jika anda boleh. Nasib baik!