IT Perniagaan Kecil: Bermula di Kaki Kanan |

Memberi perkhidmatan IT kepada perniagaan kecil sering mengecewakan.

Itu benar terutama apabila perkara pertama anda pernah

Maksud saya, pasti - dari sudut pandang pembekal perkhidmatan, ada wang yang akan dibuat dalam usaha penyelamatan

Tetapi ada juga yang membingungkan terus-menerus ternyata, dengan persiapan yang tepat, tidak ada yang perlu dilakukan.

Berikut adalah kotoran di dalam cara untuk melakukannya tepat dari awal:

Anda tidak boleh melangkau strategi

OK, saya tahu apa yang anda fikirkan.

"Saya tidak memerlukan strategi IT. Saya hanya memerlukan beberapa komputer dan sambungan internet. "

Dan anda betul. Anda boleh pergi sepenuhnya dengan ini-sekurang-kurangnya, sekurang-kurangnya. Kebanyakan hari, anda akan muncul di pejabat dan semuanya akan berfungsi seperti hari sebelumnya.

Tapi, inilah masalah

Tanpa strategi, anda pasti akan terus menangguhkan penambahbaikan dan penggantian yang diperlukan untuk infrastruktur. Anda juga akan melangkaui jenis kerja pencegahan dan penyelenggaraan yang menghentikan masalah-masalah kecil daripada berkembang menjadi bencana.

Ini boleh berubah menjadi masalah "kematian dengan seribu potongan" - masalah kecil yang terus berulang kerana mereka tidak pernah diperbaiki dengan betul. Yuran pemanggil teknisi dan produktiviti yang hilang akan terus menambah.

Mereka juga boleh berkembang menjadi bencana yang melampaui batas yang membawa seluruh perniagaan anda menjadi terhenti.

Ini tidak berbeza dengan memandu sebuah jalopy lama yang tidak pernah mendapat perkhidmatan yang dijadualkan - anda sedang melakukan itu untuk menjimatkan wang, tetapi ia akhirnya menjadi sangat mahal untuk terus di jalan.

Dan, dengan cara yang sama bahawa kereta lama dan buruk dipertahankan mungkin memecah dalam perjalanan ke lapangan terbang, sistem IT yang tidak diketahui mungkin meletup tepat pada masa yang paling sibuk tahun.

Tanpa strategi IT, anda tidak menguruskan masalah IT - anda hanya bertindak balas kepada mereka seperti yang berlaku.

Letakkan nilai pada produktiviti anda

Sebagian besar masalah di sini ialah anda mungkin mempunyai idea yang lebih baik mengenai apa yang ia harganya untuk mengelakkan masalah IT daripada kos untuk mengalaminya.

Kontrak sokongan perkakasan, perisian, dan IT baru biasanya datang dengan tag harga yang jelas. Tetapi melainkan jika anda telah duduk dan melakukan beberapa jumlah wang, anda mungkin tidak mempunyai idea yang jelas tentang downtime anda benar-benar harganya.

Berapa banyak yang anda habiskan sejam untuk upah? Berapa banyak hari dalam sewa, bil, dan kos pemasaran?

Apabila sistem anda turun, anda masih menyiapkan perbelanjaan ini. Anda tidak mempunyai apa-apa untuk menunjukkan kepada mereka.

Memukul yang anda ambil untuk reputasi, semangat, dan momentum lebih sukar untuk dikira, tetapi masih sangat nyata.

Anda mungkin tidak perlu mendapatkan terlalu- kedalaman dengan ini-anda tidak boleh menjangka betul-betul bagaimana masalah yang diberikan akan memberi kesan kepada anda. Idea yang ringkas dan ringkas akan membantu anda meningkatkan nilai produktiviti anda.

Tetapi jika anda tidak pernah duduk dan berfikir tentang downtime anda benar-benar kos, kemungkinan anda secara drastik akan mengecilkannya. Anda akan terus menghindari dan menangguhkan apa-apa keputusan aktif untuk mengawal kerumitan IT anda-tanpa menyedari berapa banyak wang tunai yang anda pendarahan pada perbelanjaan operasi kerana kerumitan ini membekukan perniagaan anda.

Tetapkan tanggungjawab yang jelas untuk IT

Mungkin bahagian paling tidak mempunyai strategi IT yang jelas adalah bahawa anda cenderung untuk berakhir dengan tiada siapa yang bertanggungjawab atas persekitaran IT anda.

Cara yang paling biasa perniagaan kecil mendapatkan salah ini adalah bergantung kepada pekerja tanpa peranan IT formal tetapi yang "tahu komputer."

Cara lain adalah dengan menggunakan profesional IT secara spontan apabila masalah muncul.

Dalam setiap kes, anda akan menunggu sesuatu yang salah sebelum mengambil tindakan. Anda tidak menyelesaikan masalah sebelum mereka berlaku.

Mari kita lihat dengan tepat bagaimana ini berfungsi

Ini akan membuat lebih banyak konkrit dengan melihat bagaimana ia boleh bermain di dunia nyata.

Katakan bahawa, selepas beberapa tahun penggunaan biasa, cakera keras dalam fail anda pelayan memakai keluar. Ini sebenarnya salah satu kegagalan perkakasan yang paling biasa di pelayan.

Itulah sebabnya setiap pelayan menyimpan data yang sama pada dua pemacu. Dengan cara itu, apabila seseorang memecah, ia segera beralih kepada yang lain dan anda boleh teruskan tanpa kehilangan produktiviti kedua.

Server juga menghantar mesej kepada pentadbir sistem anda untuk memberitahu mereka bahawa pemacu perlu diganti. Ada peluang yang baik bahawa tempat pemacu pelayan anda adalah "hot swappable" -mengandalkan bahawa juruteknik boleh membukanya dan menggantikan drive ketika masih berjalan.

Kehilangan drive yang memegang kerja setiap orang berpotensi sebagai penampakan menunjukkan total. Tetapi dengan gabungan inovasi kecil yang kemas ini, ia dapat ditangani dengan lancar sehingga seluruh pejabat mungkin tidak akan melihatnya.

Setakat ini, begitu baik. Tetapi bagaimana jika tiada siapa yang menerima atau mengawasi amaran ini bahawa ada sesuatu yang salah?

Nah, anda hanya satu kegagalan cakera keras dari pejabat anda yang berhenti. Baki cakera keras anda sama lama dan tertakluk kepada penggunaan yang sama, sehingga saat ini tidak akan terlalu jauh.

Ini bermakna tiada siapa yang boleh melakukan apa-apa kerja sehingga juruteknik anda mempunyai momen percuma untuk menggantikan kematian anda cakera keras dan memulihkan data anda dari sandaran anda. Ia adalah kerja yang mendesak, jadi anda mungkin berada di cangkuk untuk bayaran panggilan kecemasan atau kerja selepas waktu kerja.

Dan inilah bahagian menakutkan: kerana tiada siapa yang bertanggungjawab dengan jelas untuk mana-mana ini, ia juga boleh menjadi

Ini adalah salah satu cara penyelenggaraan rutin yang kecil, yang tidak diawasi, boleh menjadi pembekuan penuh tekanan dan teruk yang sangat mahal di seluruh pejabat anda

Sangat penting untuk keselamatan

Pelanggaran keselamatan komputer adalah kos yang semakin meningkat untuk perniagaan dari semua saiz. Pada tahun 2017, ahli perniagaan jutawan Warren Buffett bahkan mengisytiharkan keamanan siber sebagai cabaran terbesar yang dihadapi oleh manusia.

Tanpa sebarang tanggungjawab yang jelas untuk TI, tidak ada tanggungjawab yang jelas untuk memastikan sistem selamat-untuk memastikan perisian dan firewall disusun dengan betul, untuk memastikan sistem operasi dan firmware penghala anda ditetap untuk kemas kini keselamatan.

Dengan sesiapa yang tidak menghadiri ini, pelanggaran keselamatan yang mahal dan tertekan bukanlah soal jika, tetapi bila.

Mempekerjakan, berkontrak, atau melakukan penyumberan luar

Jika ada jumlah kerja untuk menjaga mereka sibuk, boleh masuk akal untuk menyewa seorang juruteknik atau pentadbir sistem secara sambilan atau sepenuh masa.

Sangat sedikit perniagaan baru yang memerlukan jumlah kerja ini. Di sini, ia lebih masuk akal untuk mengupah freelancer untuk memantau sistem anda dari jauh dan untuk menyediakan perkhidmatan di tempat untuk bilangan jam yang anda perlukan.

Sama ada anda menyewa atau mengontrak, penting untuk melibatkan seseorang yang mempunyai pengalaman menyediakan Perkhidmatan IT dalam persekitaran perniagaan. Jika tidak, terlalu mudah untuk menemui seseorang yang tidak memahami konvensyen dan piawai industri dan melakukan perkara-perkara dengan cara mereka sendiri yang pelik dan indah. Ini meninggalkan anda dengan persekitaran IT yang benar-benar tidak difahami oleh mana-mana juruteknik lain. Ini adalah di mana ia boleh membantu untuk melibatkan seorang perunding untuk membantu anda memilih calon.

Banyak pemilik perniagaan kecil merasa seperti mereka sudah cukup untuk mengurus tanpa perlu mengemudi ini, dan sebaliknya akan mengalih keluar sokongan IT mereka kepada perniagaan luaran.

Mengendalikan jangka hayat infrastruktur IT anda

Lihat: Apabila persekitaran IT anda hanya anda dan komputer anda, pengurusan kitaran hayat mudah. Apa yang anda perlu lakukan ialah membeli komputer dan menggunakannya.

Beberapa tahun kemudian, ia akan menjadi agak lambat dan berjuang untuk bersaing dengan peningkatan permintaan perisian baru. Itulah apabila anda membeli yang baru.

Pendekatan "mari kita lihat apa yang berlaku" tidak skala dengan baik. Anda mula menghadapi masalah dalam persekitaran yang lebih kompleks, seperti rangkaian klien / pelayan

Kerosakan menyebabkan gangguan dan downtime

Malangnya, menggantikan perkara-perkara satu demi satu biasanya bermaksud menunggu sehingga mereka akhirnya pecah. Ini bermakna setiap item yang anda beli mendapat peluang untuk mengganggu hari kerja anda-dan mungkin pada masa yang paling teruk.

Gangguan dan kehilangan produktiviti sering lebih mahal daripada perkakasan itu sendiri. Anda juga boleh menjalankan kos lebih lanjut dengan membayar yuran panggilan kepada juruteknik anda setiap kali sesuatu perlu diganti.

Persekitaran IT anda akan berkembang lebih tidak standard dan kompleks

Seperti tahun-tahun yang dipakai, masalah yang lebih besar dengan menggantikan segala-galanya satu demi satu adalah, untuk memastikan semua bit dan potongan bercakap antara satu sama lain, persekitaran IT anda akan secara beransur-ansur mengumpul konfigurasi yang salah satu jenis dan pelengkapan cepat yang berakhir tergantung selama bertahun-tahun. persekitaran IT anda menjadi lebih idiosyncratic, menjadi lebih sukar bagi teknisi untuk memahami. Tugas asas semakin banyak memakan masa-satu cara atau yang lain, anda akan membayar untuk masa itu.

Salah satu bahagian yang paling merisaukan ini ialah anda boleh bergantung kepada perisian lama dan protokol lama-ini boleh bermakna yang menggunakan kemas kini keselamatan boleh menghalang perisian anda daripada berfungsi atau boleh menghentikan mesin anda daripada bercakap antara satu sama lain.

Sesetengah perniagaan dalam keadaan ini akhirnya tidak menggunakan kemas kini keselamatan, meninggalkan mereka terbuka lebar untuk ransomware. Pada tahun 2017, kedua-dua serangan ransomware terburuk kedua-dua mensasarkan kelemahan keselamatan yang telah ditambal oleh Microsoft.

Dengan adanya tarikh pengganti yang jelas untuk infrastruktur anda, anda boleh mengelakkan beberapa sakit yang serius pada tahun-tahun yang akan datang. menggantikan infrastruktur anda

Salah satu perkara yang baik untuk mengawal jangka hayat infrastruktur ialah masa penggantian tidak lagi dipaksakan kepada anda. Anda boleh menjadualkannya untuk bahagian tahun semasa di sana.

Bagi banyak perniagaan, ini akan berlaku pada musim panas apabila kakitangan dan pelanggan anda pergi bercuti. Tetapi jika musim panas anda yang paling sibuk, mungkin musim sejuk mungkin lebih baik.

Sudah tentu, bahagian yang perlahan tahun ini juga apabila aliran tunai paling ketat. Tetapi dengan mengetahui tahun-tahun terlebih dahulu apabila segala-galanya perlu diganti, anda akan mempunyai masa yang mencukupi untuk membuat anggaran.

Memimpin hingga masa ini, anda perlu duduk dengan juruteknik anda untuk merancang pemindahan anda dengan infrastruktur baru. Jika seluruh pejabat anda tidak ditutup sepenuhnya semasa penghijrahan, anda juga mungkin ingin mempertimbangkan cara untuk memastikan pekerja anda produktif pada masa ini.

Tulis dasar untuk keselamatan dan pemulihan IT

Keselamatan IT adalah lebih lanjut mengenai daripada perisian yang dikonfigurasi dan dikemas kini dengan betul. Banyak serangan mensasarkan kelemahan manusia-dengan menipu pengguna ke dalam kod berniat jahat, atau dengan menggunakan kata laluan yang boleh diramalkan.

Sudah tentu, meskipun persiapan terbaik anda, anda masih boleh dibakar. Anda perlu bersedia untuk itu juga.

Sekolah kakitangan anda mengenai phishing dan tombak phishing

Serangan Phishing menyamar sebagai e-mel yang sah untuk menipu orang untuk menjalankan lampiran yang berniat jahat. Semakin banyak, perniagaan juga disasarkan oleh "phishing spear" -mereka e-mail phishing yang ditujukan untuk menargetkan individu tertentu.

Anda perlu melatih staf anda untuk mengenali ancaman ini. Pastikan anda mempunyai perbualan sebenar tentang ini, dan bukannya hanya mereka yang menandatangani dokumen untuk mengatakan bahawa mereka memahami dasar syarikat.

Jangan hanya menganggap perkara ini jelas. Ia mungkin kelihatan jelas kepada anda, tetapi tidak semua orang mempunyai tahap pengetahuan yang sama.

Dasar kata laluan dalaman dan luaran

Perkakasan komputer semakin kuat menjadikannya lebih mudah untuk memecahkan kata laluan.

Jika anda tidak menetapkan dasar kata laluan, kemungkinan kedua-duanya anda dan kakitangan anda telah memilih sesuatu yang tidak selamat. Kata laluan yang baik sepatutnya sekurang-kurangnya 10 aksara panjang, dan tidak bergantung terlalu banyak kepada perkataan biasa. Mereka juga harus unik.

Oleh kerana sukar untuk mengingati banyak kata laluan yang memenuhi syarat-syarat ini, Anda mungkin ingin mempertimbangkan penggunaan kata sandi pengurus-kami menggunakan LastPass, tetapi mana-mana alternatif yang popular melakukan banyak perkara yang sama.

Pelan pemulihan bencana

Kebanyakan pemilik perniagaan menyedari betapa pentingnya mempunyai sandaran. Tetapi lebih sedikit memahami keperluan untuk pelan pemulihan bencana-satu set prosedur yang didokumentasikan untuk diikuti dalam kes bencana besar seperti ransomware, pecah rumah, atau banjir.

Apabila bencana ini mogok, setiap detik kedua kehilangan produktivitas membebankan wang anda. Anda tidak benar-benar mahu meluangkan masa untuk mengerjakan apa yang perlu anda lakukan seterusnya-dan sudah terlambat untuk mengenal pasti apa-apa persediaan tambahan yang seharusnya anda ambil.

Rancangan pemulihan bencana harus dilihat semula sebagai persekitaran IT anda berubah dan berkembang.

Ini tentang mengelakkan sakit kepala apabila anda berkembang

Kebanyakan kita telah menghabiskan sebahagian besar kehidupan kita menggunakan komputer di rumah, sekolah, universiti, dan tempat kerja, tanpa pernah benar-benar memikirkan apa "strategi" kita. Kami hanya menghidupkannya dan mula menggunakannya untuk menyelesaikan sesuatu.

Sikap ini baik dalam banyak situasi, tetapi jika cara anda menguruskan keperluan IT anda dalam perniagaan baru, anda sedang menetapkan diri untuk tekanan, perbelanjaan, dan sakit kepala.